Una publicación en línea puede estar sujeta a depósito legal aunque no reciba un número de depósito
El Real Decreto 635/2015 separa la recolección del patrimonio digital y la asignación de identificadores. Qué debe distinguir una editorial antes de trasladar al sitio web el trámite del papel.
El Real Decreto 635/2015 dispone que no se asigna número de depósito legal a las publicaciones en línea. Eso no elimina su tratamiento como patrimonio susceptible de recolección: el texto regula tanto contenidos de acceso libre como restringido, con las condiciones y exclusiones que establece. Número identificador y conservación son cuestiones distintas.
Su artículo 5 sitúa en el editor o productor del sitio la obligación de facilitar el depósito. Para páginas libremente accesibles, el artículo 7 permite la captura por los centros de conservación y exige permitir su recolección. Los centros deciden selección y frecuencia; la existencia de una página pública no demuestra que ya esté archivada.
Para preparar una consulta editorial proponemos describir el recurso antes de pedir un trámite: ¿se difunde solo en línea o también en soporte tangible?, ¿es público o restringido?, ¿quién lo edita? Son datos que ayudan a plantear el caso al centro correspondiente. La norma también indica que depositar una publicación tangible no exime de su depósito en línea.
Ejemplo propio: una revista publicada en web no debe copiar automáticamente el procedimiento de sus ejemplares impresos y deducir que la falta de número significa falta de obligaciones. Tampoco debe afirmar que ha sido conservada por una biblioteca si no dispone de esa evidencia. Conviene registrar por separado las consultas realizadas y cualquier confirmación recibida.
Esta explicación no declara el cumplimiento de una editorial concreta ni interpreta todos los supuestos de acceso restringido, protección de datos o propiedad intelectual. No se han enviado ficheros, solicitado identificadores o facilitado credenciales a un centro de conservación.